Điều khoản 4.1 - Hệ thống quản lý chất lượng

ISO điện tử gửi đến mọi người bài tìm hiểu tiếp theo về điều khoản 4.1 Hệ thống quản lý chất lượng.
Các yếu tố nội bộ

Công nghệ – thiết bị

· Công nghệ mình hiện đại hay lỗi thời;

· Năng suất sản xuất đủ, thiếu, thừa;

· Các sự cố công nghệ

Cơ sở vật chất – nhà xưởng

· Nhà xưởng còn rộng hay thiếu;

· Nhà xưởng cũ hay mới;

Sản phẩm;

· Sản phẩm phân khúc nào?

· Thị phần sản phẩm

· Khả năng phát triển sản phẩm mới, …

· Tỷ lệ hàng phế phẩm, …

Tài chính

· Tiền thiếu hay đủ;

· Năng lực đầu tư tài chính như thế nào?

· Dòng tiền hợp lý chưa?

Con người

· Con người đủ hay thiếu;

· Dễ tuyển hay khó tuyển;

· Năng lực đủ chưa?

· Lòng trung thành người lao động như thế nào?

· Đặc điểm văn hoá của họ như thế nào?

Các vấn đề nội bộ khác nữa tôn giáo, bắt đồng ngôn ngữ,…

Đây là một loạt các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà chúng ta phải xem xét khi hoạch định QMS cũng như để duy trì QMS của bạn. Không một tổ chức nào sản xuất kinh doanh mà không luôn theo sát các vấn đề này. Trước khi muốn sản xuất sản phẩm thì phòng thị trường tiến hàng khảo sát khách hàng, hay đối với các tổ chức nhập khẩu thép họ luôn theo dõi giá thép thế giới và tỷ giá ngoại tệ.

Thực tế việc theo dõi bối cảnh của doanh nghiệp luôn thực hiện thường xuyên, chẳng hạn phòng kinh doanh liên tục cập nhật tình hình thị trường, phòng kế toán luôn cập nhật về tài chính và dòng tiền, phòng kỹ thuật sản xuất luôn cập nhật tình hình thiết bị và sản phẩm, phòng nhân sự luôn cập nhật tình hình lao động và nguôn cung lao động. Từ các yếu tố này, lãnh đạo sẽ đưa ra chính sách sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phù hợp. Với thiết bị cũ kỹ, hầu hết công đoạn thủ công, chẳng một công ty điện tử nào như vậy tuyên bố là chất lượng sản phẩm đứng đầu thế giới cả. Tuỳ theo yếu tố bên ngoài và nội lực bên trong tổ chức, lãnh đạo đưa ra chính sách chất lượng phù hợp với điều kiện hiện tại và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Vậy ai là người thực hiện việc phân tích bổi cảnh tổ chức? Hầu hết tất cả tổ chức cảm thấy điều khoản này vô ích bởi vì người thực hiện quá trình phân tích bối cảnh là nhân viên phụ trách ISO, họ chỉ đoán mò một số vấn đề hay được gợi ý của bên tư vấn. Bối cảnh tổ chức thay đổi từng ngày tuy nhiên phiếu phân tích bối cảnh tổ chức chỉ là 1 và sử dụng cho 3 – 4 năm không đổi. Theo logic tiêu chuẩn thì điều này nằm trước điều khoản 5.3 Phân công trách nhiệm và quyền hạn, nghĩa là cái gì trước khi phân công nhiệm vụ thì trách nhiệm thuộc về lãnh đạo cao nhất, tức là lãnh đạo phải thực hiện điều này, chỉ có lãnh đạo mới hiểu tường tận bối cảnh tổ chức. Chính sự hiểu tường tận này mà lãnh đạo mới đưa ra những quyết sách kịp thời. Giả sử bộ phận mua hàng báo cáo với lãnh đạo cao nhất rằng, năm nay vùng nguyên liệu hạn hán nên thất thu, lãnh đạo cao nhất liền đưa ra chiến lược tồn trữ nguyên liệu hoặc nhập khẩu nguyên liệu. Chính vì điều này, mà bối cảnh tổ chức đoàn đánh giá thường phỏng vấn lãnh đạo chứ không hỏi chuyên viên ISO. và đây lá lý do mà tiêu chuẩn yêu cầu “Tích hợp các quá trình quản lý tổ chức vào hệ thống quản lý chất lượng”. Nghĩa là các việc lãnh đạo cao nhất phải làm phải tích hợp vào hệ thống QMS. Và tổ chức luôn nhớ rằng đây là yêu cầu cho lãnh đạo cao nhất.

Tại sao điều khoản này không yêu cầu thông tin dạng văn bản? đây là một điều rất hay trong tiêu chuẩn, bối cảnh tổ chức thay đổi từng ngày thậm chí từng giây đối với các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu vì giá dầu lên xuống bất thường. do đó, không thể bất cứ thay đổi nào cũng phải ghi ra giấy hết được. Vì vậy tiêu chuẩn không yêu cầu văn bản là vậy.

Tóm lại, điều khoản này nói rằng, lãnh đạo phải thường xuyên xem xét bối cảnh tổ chức (như các vấn đề ở trên) để đưa các quyết định hợp lý và kịp thời cho QMS luôn hiệu lực.