Điều khoản 5 - Sự lãnh đạo

ISO điện tử gửi đến nội dung về điều khoản 5.1 tiêu chuẩn ISO 9001:2015


Điều khoản 5.1 Sự lãnh đạo và cam kết

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải thúc đẩy sử dụng tiếp cận theo quá trình và tư duy dựa trên rủi ro;

Tiếp cận theo quá trình là một trong bảy nguyên tắc của quản lý chất lượng và là khung xương cho tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Việc hiểu được các quá trình và mối tương tác giữa chúng giúp tổ chức kiểm soát quá trình tốt hơn và kiểm ra đầu ra đạt kết quả như dự định. Để một hệ thống có hiệu lực thì việc thúc đẩy tiếp cận theo quá trình là một phần tối quan trong trọng, chính vì vậy tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất là người phải thúc đẩy tiếp cận theo quá trình.

Tư duy dựa trên rủi ro có nghĩa là khi chúng ta làm việc phải nghĩ đến các rủi ro của công việc, đây là hành động phòng ngừa nhằm hạn chế tối thiểu các tác động không chắc đến mục tiêu có thể làm sai lệch mục tiêu. Lãnh đạo cao nhất là chịu trách nhiệm cao nhất về hiệu lực của hệ thống, để làm được điều này thì lãnh đạo cao nhất phải loại bỏ các tác động không mông muốn lên mục tiêu bằng cách thúc đẩy nhân sự trong tổ chức tư duy dựa trên rủi ro trong công việc của họ.

Lãnh đạo cao nhất không có đủ thời gian để hối thúc hoặc theo dõi tất mọi người lao động trong tổ chức trong việc tiếp cận theo quá trình. Vì vậy để làm được điều này, lãnh đạo cao nhất chỉ cần chỉ định một chuyên gia trong tiếp cận theo quá trình hướng dẫn mọi người thực hiện việc thực hiện tiếp cận theo quá trình trong công việc thường ngày của họ. Ngoài ra lãnh đạo cần:

· Tiến hành các hoạt động xem xét lãnh đạo định kỳ dựa trên các quá trình của QMS.

· Yêu cầu đánh giá nội bộ tiến hành trên các quá trình.

· Phát triển và kiểm soát thông tin dạng văn bản liên quan quá trình, bao gồm cả các quy trình, các hướng dẫn cho quá trình và các kết quả cải tiến quá trình.

Triết lý đằng sau việc suy nghĩ dựa trên rủi ro là chúng ta áp dụng các nguồn lực khan hiếm của chúng ta một cách chủ động và có hiệu quả nhất. Để làm được điều đó chúng ta cần thực hiện các bước sau:

· Nhìn tổng quát môi trường và mục tiêu một cách khách quan tổ chức của chúng.

· Xác định rủi ro và cơ hội của tổ chức.

· Xác định các rủi ro và cơ hội là quan trọng nhất.

· Xác định hành động để chủ động để quản lý rủi ro và cơ hội.

· Liên tục đánh giá tính hiệu quả của các hành động để giải quyết các rủi ro và cơ hội.

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng.

Không có quá trình nào tự hoạt động mà không cần nguồn lực, vì vậy lãnh đạo cao nhất phải cung cấp các nguồn lực cần thiết cho các quá trình này để nó hoạt động và tạo ra đầu ra mong muốn. Nguồn lực có thể là con người, thiết bị, cơ sở hạ tầng, tài chính, công nghệ …

Lãnh đạo cao nhất nên lập kế hoạch chiến lược về nguồn lực và quản lý kế hoạch này. Lãnh đạo cao nhất phải giải quyết các nguồn lực đã được xác định và cung cấp một cách đầy đủ và hợp lý. Đồng thời, định kỳ xem xét lại các nguồn lực này nhằm bảo bảo rằng các nguồn lực được cung cấp là phù hợp và có hiệu quả.

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải truyền đạt về tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng có hiệu lực và phù hợp với yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

Lãnh đạo cao nhất phải cho tất cả mọi người biết về tầm quan trọng của QMS và tại sao nó lại quan trọng như thế. Đây là một yêu cầu thông tin liên lạc được thực hiện trực tiếp bởi lãnh đạo cao nhất, do đó lãnh đạo không được ủy thác.

Việc trao đổi thông tin được cụ thể hóa trong mục 7.4 của tiêu chuẩn này. Trong trường, lãnh đạo cao nhất có thể chọn một hoặc tất cả các cách sau:

· Thông báo qua các buổi họp toàn thể nhân viên, họp hàng ngày;

· Thông báo dựa theo mạng thông tin nội bộ như email, server, loa phát thanh …

· Trao đổi trên các bảng thông báo, in các card phát cho toàn thể công nhân viên;

· Và có thể in thông tin dưới file giấy, sau đó chuyển tay cho tất cả nhân viên đọc và ký tên xác nhận….

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt được kết quả như dự định.

Việc thực hiện và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng tiêu tốn một nguồn lực tương đối lớn, vì vậy tổ chức phải thu hồi lại nguồn lực này để tiếp tục tái đầu tư, nguồn lực thu lại này dưới dạng kết quả dự định. Các kết quả dự định ngoài sản phẩm ra còn có các yếu tố khác chẳng hạn như chất thải ít hơn, sự hài lòng của khách hàng cao hơn, chi phí giảm, sản phẩm chất lượng hơn và lợi nhuận cao hơn.

Cách rõ ràng nhất để lãnh đạo cao nhất đảm bảo kết quả như dự định là theo dõi sự tiến triển của các mục tiêu chất lượng, thực hiện xem xét các quá trình định kỳ và xem xét toàn bộ hệ thống.

Ngoài ra, lãnh đạo cũng phải thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục, đôn đốc thực hiện các hành động nhận diện rủi ro và cơ hội, yêu cầu thực hiện các hành động khắc phục cho các rủi ro và các sự cố không phù hợp.

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải tham gia, chỉ đạo và hỗ trợ nhân viên nhằm góp phần vào tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Trong nhiều tổ chức, lãnh đạo cao nhất thường không tham gia vào hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng dẫn đến không giải quyết thỏa đáng một số vấn đề mang tính quyết định cho hệ thống làm cho hoạt động của hệ thống bị bế tắc và hệ thống hoạt động không có hiệu lực và hiệu quả.

Vì vậy, tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải có sự giám sát trực tiếp với những người liên quan đến hệ thống và các quá trình. Đồng thời, nắm bắt được các điểm tắc nghẽn và đưa ra các quyết định, chỉ đạo kịp thời để đảm bảo hệ thống luôn cung cấp đầu ra như dự định.

Cách rõ ràng nhất để đáp ứng yêu cầu này là lãnh đạo cao nhất phải tham gia mạnh vào việc hoạch định hệ thống, xem xét các quá trình và trong phân tích kỹ lưỡng tất cả các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình.