6 lý do bạn nên thuê Agency tổ chức Year End Party

by thaonguyen95 13.11.17 15:36

[size=40]6 lý do bạn nên thuê Agency tổ chức Year End Party[/size]

Year End Party năm nay, thuê hay tự tổ chức? Đây là thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp mỗi khi Year End Party đang cận kề. Dịch vu tổ chức ̣ lễ khánh thành

Thông thường, nhiều người cho rằng thuê tự Agency tổ chức sự kiện cuối năm là "chơi sang" vì chi phí sẽ cao hơn tự tổ chức. Nhưng trên thực tế không hẳn vậy. Dưới đây là 6 lý do xác đáng tại sao bạn nên thuê một Agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thay vì vất vả tự tổ chức sự kiện mọI thứ cho mình.

1. Giảm thiểu chi phí

Đầu tiên nói về chi phí, để tổ chức một sự kiện, bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều đơn vị: âm thanh ánh sáng, thi công lắp đặt, trang trí, quà tặng, chủ địa điểm... nếu không biết rõ về giá cả, bạn rất dễ bị “mua hớ” mà chất lượng sản phẩm chưa chắc đã như ý muốn .,,

Ngược lại, Agency không chỉ là người am hiểu nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp mà còn là "mối ruột", được ưu đãi cao nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ nên họ sẽ có được mức giá tốt nhất dành cho bạn. Đồng thời, khi bạn tự vận hành một event thì rất dễ lãng phí những khoản tiền "không tên" vì không biết được việc gì cần chi, những việc gì không.

2. Giảm thiểu rủi ro

Dù chuẩn bị kỹ đến mức nào, rủi ro là yếu tố thường xảy ra và có thể làm hỏng cả chương trình. Chẳng hạn, Mic hỏng, điều hòa, quạt gió bỗng dưng chết máy, hệ thống điện không đủ sức tải, hỏa hoạn, MC không làm theo kịch bản, lạc đề ... Người tổ chức sự kiện không chuyên thường không thể lường trước các tình huống nên rủi ro rất dễ xảy ra.

Ngược lại, Agency cọ xát nhiều sự kiện với những phát sinh đa dạng nên thường giảm thiểu rủi ro thấp nhất hết mức có thể. Nếu có rủi ro xảy ra, họ cũng giải quyết nhanh, triệt để hơn, để đảm bảo sự thành công của chương trình.

3. Tiết kiệm thời gian

Thêm tổ chức sự kiện vào lịch trình làm việc đã bận rộn, điều đó dễ khiến bạn quá tải. Cho dù bạn có tinh thần trách nhiệm rất cao trong công việc nhưng nhiều khi chúng ta không đủ thời gian để thực hiện mọi điều mà mình mong muốn. Khi quá tải công việc, chất lượng của cả hai sẽ cùng đi xuống.

Thay vào đó, khi thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ "rảnh tay" để dồn lực vào công việc chính của bản thân mình.

4. Đảm bảo sáng tạo, độc đáo

Là dân “chuyên” nên công ty tổ chức sự kiện có thể cập nhật cho bạn những những ý tưởng tươi mới để làm cho sự kiện của bạn ấn tượng hơn thay vì những lối mòn xưa nay mà bạn thường áp đặt; tư vấn cho bạn những thể loại Event phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu sự kiện.

Họ cũng là người biết các địa điểm thay thế, những nhà cung cấp sáng tạo, các giải pháp độc đáo về quà tặng và tất cả những bí mật khác sau nhiều năm nghiên cứu và đúc kết kinh nghiệm trong mảng tổ chức sự kiện.

5. Họ là thổ địa còn bạn thì chưa

Khi thực sự bắt tay vào tổ chức một sự kiện, nhiều người mới tá hỏa vì khối lượng công việc cho một sự kiện quá nhiều, bao gồm: sáng tạo, thiết kế, lắp đặt thi công, quản lý nhân sự, PR truyền thông, vận hành Event.... Rất khó để bắt người không chuyên trở thành thổ địa.

Ngược lại, đơn vị tổ chức sự kiện họ là người trong ngành, có các phòng ban chuyên trách đảm nhiệm các nhiệm vụ này. Họ biết mua đồ ở đâu, đặt hàng như thế nào, trang trí ra sao, phân chia thời gian như thế nào cho hợp lí,…

Chưa kể, bạn sẽ rảnh tay khi chỉ có một nơi thanh toán duy nhất. Còn nếu tự tổ chức, bạn sẽ bùng nhùng trong một đống giấy tờ, có nơi thì có hóa đơn tài chính, có nơi chỉ có hóa đơn bán lẻ, có nơi đòi tiền mặt, có chỗ yêu cầu chuyển khoản, rồi dịch vụ mua ở nước ngoài thì bạn lạI phải thanh toán qua thẻ tín dụng...

6. Year End Party là ngày lễ của tất cả mọi người

Ai cũng có quyền tận hưởng nó, thay vì cân não để chạy sự kiện.

Khi đèn bật sáng, rèm kéo lên, chương trình thực sự mớI bắt đầu. Nên thay vì một nhóm người phải vất vả vật lộn, mồ hôi nhễ nhại lo lắng vì những phát sinh đâu đâu, phải căng não vì mọi sơ sót có thể xảy ra ngay bất kỳ lúc nào. Thì ngược lại, Year End Party nên là dịp để mọi người được bên nhau, cùng nhìn lại năm qua, cụng ly chào năm tới và cùng chúc nhau những điều tốt đẹp.

Tuy nhiên, thuê agency là giải pháp tốt, nhưng nó chỉ thực sự tối ưu nếu bạn chọn đúng đơn vị tổ chức chuyên nghiệp