Cách tính diện tích không gian văn phòng cho doanh nghiệp

Cách tính diện tích không gian văn phòng cho doanh nghiệp

Không gian văn phòng là một trong những chi phí lớn nhất cho một doanh nghiệp, vì vậy khi nói đến việc thuê, ước tính quá mức hoặc không đủ dung lượng cần thiết có thể trở thành một bài toán khó khăn. Tiêu chuẩn trung bình (vừa đủ ): 5-6 m2 cho một nhân viên là mức tính diện tích văn phòng mà các công ty Việt Nam thường áp dụng. Để đánh giá chính xác lượng không gian mà doanh nghiệp cần phát triển mạnh, nhiều chuyển biến cần được xem xét:
• Số lượng và kích thước của đồ nội thất hoặc thiết bị
• Chiều cao trần
• Quy mô nhân viên và số lượng nhân viên công tác
• Phòng họp và phá vỡ yêu cầu không gian
• Dự kiến tăng trưởng công ty
• Bố cục của không gian

Thuê quá nhiều không gian văn phòng

Bạn thuê quá nhiều không gian khiến bạn phải trả tiền cho các chỗ ngồi trống.Lãng phí văn phòng đề cập đến chi phí được trả một cách không cần thiết về tiền thuê nhà, giá kinh doanh, phí dịch vụ, tiện ích và nhiều hơn nữa. Có nhiều bàn không sử dụng cũng có thể có tác động đến động lực của nhân viên và nhận thức của họ về doanh nghiệp. Nếu bạn có khách hàng trong văn phòng, quá nhiều không gian trống không nhất thiết tạo ra ấn tượng đúng về một doanh nghiệp thành công !

Thuê quá ít không gian văn phòng

Thuê quá ít không gian có thể hạn chế tăng trưởng kinh doanh và cản trở mở rộng nhân viên. Sắp xếp không gian mới để chứa người mới hoặc di dời trước khi hết hạn thuê có thể tốn kém.
Vì vậy, bạn có thể làm gì để xác định bạn cần bao nhiêu không gian văn phòng?

Xác định doanh nghiệp của bạn bây giờ và trong tương lai

Các câu hỏi sau đây sẽ hỗ trợ bạn trong việc ước tính số lượng không gian hiện tại bạn cần, cũng như bạn sẽ cần bao nhiêu theo sự tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp 

• Bạn có muốn nhân viên có nhiều không gian riêng lẻ hơn hay bạn muốn càng nhiều nhân viên trong một không gian nhỏ càng tốt?
  
• Bạn có muốn văn phòng tư nhân, tủ, máy tính, khu vực mở hoặc kết hợp của chúng?
  
• Bạn có muốn nhân viên của bạn chia sẻ bàn hoặc có bàn riêng?
  
• Có bao nhiêu nhân viên làm việc toàn thời gian trong văn phòng và bao nhiêu nhân viên linh hoạt?
  
• Bạn có nhân viên từ xa, nhân viên cộng tác viên ?
  
• Bạn có cần không gian khác nhau cho mỗi bộ phận và bao nhiêu sẽ giúp họ làm việc hiệu quả?
  
• Mục tiêu cuối cùng của công ty là gì?
  
• Bạn muốn không gian để giúp bạn đạt được điều gì?
  

Ở những thị trường hay thành phố lớn chi phí nghề nghiệp cao hơn. Vì vậy, sẽ có nhiều áp lực hơn trong việc giảm phân bổ diện tích sàn trên mỗi đầu người. Ở những thị trường mà chi phí nghề nghiệp có khả năng thấp hơn, kỳ vọng là việc phân bổ diện tích sàn trên mỗi đầu người có thể sẽ hào phóng hơn.

Ba yếu tố ảnh hưởng đến diện tích không gian văn phòng bạn.

1. Loại hình công việc
Cách bạn dành ngày làm việc của bạn đóng một vai trò quan trọng trong số lượng không gian cần thiết. Những người dành phần lớn thời gian trong ngày cho các yêu cầu của công việc cần hoàn thành hoặc tại các cuộc họp sẽ có nội dung ở các khu vực nhỏ hơn, trong khi những người cần không gian để nghiên cứu, các cuộc họp hoặc thiết bị trong thời gian dài ở máy tính cần các khu vực lớn hơn.
2. Chế độ phúc lợi của nhân viên
Không gian cá nhân rất quan trọng đối với sức khỏe của nhân viên và nghiên cứu chỉ ra thực tế rằng người lao động hạnh phúc hơn, gắn kết hơn và tỉnh táo hơn trong môi trường nơi họ có thể ngồi, đứng và đi lại. Ngoài ra, không gian có thể có ảnh hưởng đến tâm lý của người lao động và có thể đóng một vai trò quan trọng trong hạnh phúc chung. Vì vậy với những diện tích này 
3. Văn hóa công ty
Quy mô của không gian văn phòng cá nhân thường gắn liền với hệ thống phân cấp, nhưng văn hóa công ty đã thay đổi và ngày nay, không có gì lạ khi mọi người ngồi trong một không gian chung. Số lượng không gian văn phòng cần thiết sẽ khác nhau tùy thuộc vào văn hóa công ty và cấu trúc quản lý của bạn.
Tại sao nhiều doanh nghiệp chọn thiết kế văn phòng linh hoạt ?
Một số không gian làm việc linh hoạt cũng có sắp xếp chỗ ngồi không được chỉ định. Điều này có nghĩa là mỗi nhân viên không được chỉ định vào một bàn làm việc cụ thể và có thể chọn bất kỳ bàn hoặc máy trạm nào vào một ngày làm việc nhất định.Khái niệm này được thực hiện bởi xu hướng hiện đại ngày nay đối với một nơi làm việc không giấy tờ, nơi gần như tất cả thông tin được số hóa bằng máy tính. Như vậy, nơi làm việc hiện đại trông ngày càng giống một chiếc bàn và ghế đơn giản chỉ có máy tính, màn hình, chuột và bàn phím. Nhiều công ty và tổ chức cũng đang chuyển sang lưu trữ dữ liệu trên mạng và hệ thống tệp từ xa thay vì máy tính cục bộ. Những yếu tố này cho phép sắp xếp chỗ ngồi không được chỉ định tại nơi làm việc trở nên thiết thực và dễ thực hiện hơn.
Xem chi tiết: Xu hướng thiết kế văn phòng làm việc linh hoạt

Tiêu chuẩn diện tích không gian văn phòng

- Phòng lãnh đạo: Thông thường diện tích cho phòng làm việc lãnh đạo là 10 - 19 m2. Phòng này được thiết kế theo kiểu phòng kín nhưng không bắt buộc hoặc thiết kế mở
- Phòng cho nhân viên có vị trí cô định: tiêu chuẩn cho diện tích tối đa là 4,5 m2
- Bàn làm việc cho nhân viên vị trí linh hoạt: Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày diện tích tối đa là: 3 m²
- Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Tính chất công việc không đòi hỏi có một chỗ ngồi chuyên dụng trong văn phòng, họ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án diện tích tối đa là 1,5 m2/ người.
 
«Lùi lại : Thiết kế phòng họp cải thiện hiệu quả các cuộc họp